PENGURUSAN KESELAMATAN PEJABAT

PENGENALAN

Terdapat beberapa cara untuk mewujudkan keselamatan harta benda di dalam pejabat bagi mengelakkan pejabat daripada menghadapi kehilangan atau kerugian yang besar. Adalah menjadi tanggungjawab sesebuah pejabat untuk mengawal segala aset yang dimilikinya. Untuk mengelakkan daripada berlakunya penipuan atau sebarang tindak laku yang tidak baik adalah sangat sukar, tetapi segala usaha perlu dilakukan bagi mengurangkan kejadian tidak diingini ke tahap yang paling minima dengan memperkenalkan langkah-langkah tertentu.

MENGURANGKAN KERUGIAN DI PEJABAT

Terdapat beberapa cadangan yang boleh dibuat bagi mengurangkan kerugian pejabat seperti mengadakan pemeriksaan dalaman, pengurusan wang tunai yang cekap, pemeriksaan panjar wang runcit, mengawal keluar masuk cek, mewujudkan pengauditan dalaman dan sebagainya.

PEMERIKSAAN DALAMAN

Apakah yang dimaksudkan dengan pemeriksaan dalaman. Pemeriksaan dalaman adalah merupakan satu bentuk amalan dan prosedur yang perlu dibentuk oleh pihak pengurusan bagi mengurangkan kesilapan biasa yang berlaku disebabkan oleh penipuan dan kecurian di pejabat. Pemeriksaan ini perlu dilakukan oleh pegawai biasa yang wujud di dalam sesebuah jabatan. Dengan erti kata lain, pegawai yang dilantik daripada mana-mana unit untuk membuat pemeriksaan tertentu di unit-unit lain. Untuk melaksanakan tugas pemeriksaan dalaman ini, beberapa prinsip kerja seperti mana yang disarankan oleh Eyre perlu dipatuhi terlebih dahulu.

·         Pegawai-pegawai yang melaksanakan tugas harian tentang apa yang perlu dilaksanakan di samping mempunyai kuasa untuk melaksanakan kerja yang telah diamanahkan.

·         Seboleh-bolehnya, tugas-tugas yang berkaitan dengan wang dan barangan hendaklah diasingkan terus daripada mereka yang membuat rekod-rekod kewangan. Sebagai contoh, pengutip wang tidak boleh menjadi orang yang memasukkan butiran ke dalam akaun.

·         Organisasi perlu mewujudkan suatu system dimana staf boleh ditukarkan ke tempat kerja yang lain. Dengan cara demikian, mana-mana ketidakjujuran akan mudah dikesan.

·         Segala bentuk kewangan dan barangan hanya boleh dikeluarkan atau ditunaikan setelah mendapat kelulusan pihak yang telah diberi kuasa dan sebarang akaun tidak boleh diberikan kepada mereka yang tidak diberi kuasa melaksanakannya.

·         Semua bornag-borang yang digunakan untuk membuat pesanan, invois jualan dan sebagainya hendaklah dinomborkan secara bersiri dan disimpan dengan baik supaya pemeriksaan boleh dibuat untuk melihat apa-apa kehilangan nombor. Semua boring yang telah rosak perlu dibuat tanda pembatalan pada salinan-salinan resit atau boring dan sebagainya yang biasa dikelipkan bersama oleh mereka yang bertanggungjawab. Ini adalah untuk mengelakkan penipuan penggunaan salinan boring dan pada masa yang sama pekerja tidak dibenarkan memusnahkan boring-borang yang telah rosak itu.

·         Apabila pesanan, segala resit dan pembayaran hendaklah dilakukan oleh dua pihak yang berlainan. Begitu juga apabila membuat penjualan dan pengutipan wang, dua pihak terlibat mestilah terdiri daripada dua orang yang berlainan.

·         Pemeriksaan  mengejut perlu dilakukan dari semasa ke semasa untuk memastikan sama ada wang dan lain-lain barangan berharga diuruskan terutama sekali apabila tempat berkenaan adalah jauh daripada ibu pejabat.

PENGURUSAN WANG TUNAI

Keselamatan pejabat juga turut mengambil kira keluar masuk ke dalam pejabat. Oleh itu, sebarang wang tunai yang diterima di pejabat, sama ada ia berbentuk wang tunai, cek dan sebagainya hendaklah dimasukkan ke dalam bank pada hari yang sama ia diterima. Pada masa yang sama juga, sebarang bentuk kiriman wang pos dan cek yang diterima tanpa dimasukkan palang oleh pelanggan, maka adalah menjadi tugas kepada kerani kewangan untuk memasukkan tanda palang terhadap nota berkenaan.

Sebaliknya, organisasi juga tidak menggalakkan mana-mana jurujual untuk membuat sebarang pungutan wang daripada pelanggan. Walau bagaimanapun, jika keadaan mendesak, jurujual boleh dibenarkan berbuat demikian tetapi pelanggan hendaklah diberi resit sementara daripada jurujual sementara menunggu untuk memperolehi resit asal dimasukkan ke dalam akaun bank yang berhampiran pada hari yang sama di mana akaun tersebut telah dibuka. Seboleh-bolehnya, jurujual hendaklah menasihati pelanggan supaya membayar wang terus ke dalam akaun jabatan.

Bagi mana-mana ansuran yang perlu dipungut dari satu tempat ke satu tempat yang lain, maka organisasi hendaklah memperkenalkan satu prosedur khas bagi mengurangkan peluang-peluang untuk menggelapakan yang telah dikutip. Satu bentuk penjelasan yang lengkap perlu diberikan oleh pengutip wang jika berlaku apa-apa kehilangan wang kutipan dan boleh dikenakan tindakan kerana kecuaiannya.

Bagi mana-mana organisasi yang mempunyai cawangan yang perlu pula menerima apa-apa pembayaran dari pelanggan, maka setiap kutipan hendaklah dimasukkan ke dalam akaun bank pada tiap-tiap hari dan setiap penyata atau resit kemasukan wang ke dalam bank hendaklah diperolehi. Adalah  menjadi tanggungjawab pegawai di peringkat cawangan memastikan bahawa jumlah yang dibuat kutipan adalah bersamaan dengan apa yang tertera pada penyata dibank. Pemeriksaan berkala daripada kakitangan yang didatangkan dari ibu pejabat perlu dilakukan dari semasa ke semasa untuk memastikan tiada kejadian penipuan berlaku. Jika berlaku penipuan, laporan perlu dibuat kepada pihak pengurusan di ibu pejabat.

Mana-mana pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan terutamanya yang berkaitan dengan hal-hal sewa beli, maka pengenalan daripada pihak pembayar hendaklah diperolehi. Pembayar hendaklah diberikan satu resit pengesahan pembayaran. Pegawai seterusnya hendaklah membuat perbandingan terhadap jumlah wang yang telah dikutip dengan amaun yang dicatatkan pada resit. Bagi mana-mana pembayaran yang luarbiasa seperti bayaran tunggakan, maka resit hendaklah dikeluarkan terus oleh ibu pejabat.

PEMBAYARAN CEK

Mana-mana pembayaran hanya akan dibuat terhadap invois-invois yang dibenarkan sahaja. Segala pembayaran akan dicatatkan ke dalam dokumen tetap untuk mengelakkan risiko membuat bayaran berkali-kali. Hanya dalam keadaan-keadaan yang tidak dapat dielakkan sahaja, semua pembayaran hendaklah dibuat dalam bentuk cek walaupun jumlahnya adalah kecil. Pembayaran dalam bentuk tunai adalah sangat tidak digalakkan. Namun demikian, segala pembayaran hendaklah menggunakan cek yang berpalang sahaja bagi menggelakkan sebarang penipuan.

MENGAWAL PANJAR WANG RUNCIT

Bagi membuat apa-apa pembayaran kecil, satu pihak hendaklah dilantik untuk menjaga panjar awing runcit. Segala urusan pembayaran akan direkodkan ke dalam buku panjar wang runcit. Pemeriksaan berkala perlu dilakukan dari semasa ke semasa untuk memeriksa baki jumlah wang yang ada dan ia mestilah bersamaan dengan rekod yang dicatatkan dalam buku panjar wang runcit. Tiada pembayaran akan dibuat sehinggalah resit pembayaran ditandatangani oleh staf yang telah diberi kuasa untuk melaksanakan perbelanjaan dan resit tersebut perlu disimpan oleh staf yang dibenarkan untuk membuat tuntutan bagi mendapatkan semula wang yang telah dibayar. Tiada sebarang wang boleh dimasukkan ke dalam panjar wang runcit kecuali wang yang telah digunakan iaitu setelah ia dibuat rekupmen. Sebarang perbuatan untuk meningkatkan jumlah yang telah ditetapkan untuk sesuatu jumlah panjar wang runcit adalah tidak dibenarkan.

PENGAUDITAN DALAMAN

Ia adalah sebagai sebahagian daripada system untuk mengawal kewangan dalam pejabat yang bertujuan untuk memeriksa sama ada oleh kakitangan audit yang tidak terlibat langsung dengan kerja-kerja kewangan yang hendak diauditkan. Dalam erti kata lain, juruaudit mestilah terdiri daripada kakitangan yang berlainan dengan mereka yang menjalankan kerja-kerja kewangan. Antara tugas-tugas yang perlu dilaksanakan oleh juruaudit adalah seperti berikut:

·         Untuk memeriksa bahawa segala rekod-rekod kewangan telah dilaksanakan dengan betul dan sempurna.

·         Untuk memeriksa segala perbelanjaan, sama ada perbelanjaan atau modal dibelanjakan mengikut prosedur yang telah ditetapkan.

·         Untuk memeriksa bahawa segala usaha-usaha dalaman telahpun dibuat dengan sebaik mungkin bagi mengelakkan sebarang kesilapan dan penipuan telah dipatuhi dengan cukup baik.

·         Untuk memastikan bahawa segala harta tetap telah dijaga dengan baik dan hanya dilupuskan dengan cara yang telah ditetapkan.

·         Untuk memastikan bahawa tidak wujud sebarang penyelewengan dalam membuat apa-apa pembayaran seperti gaji dan perbelanjaan berkaitan.

Walaupun tugas ini sebenarnya adalah merupakan tugas yang akan dilaksanakan oleh juruaudit luaran, namun sebagai langkah berjaga-jaga ia perlu dilaksanakan bagi menjaga kepentingan sekolah. Tugas audit dalaman adalah bertanggungjawab kepada pihak pengurusan bagi memastikan bahawa segala prosedur telah dijalankan juga oleh audit luaran seperti mana dikehendaki loeh undang-undang syarikat.

KESELAMATAN DATA

Menurut Shelly, Cashmen dan Waggoner (1992), keselamatan data merujuk kepada melindungi data daripada hilang atau disalahgunakan. Hal ini adalah penting kerana salah guna atau kehilangan data boleh member kesan yang buruk kepada organisasi. Bagi sesetengah orang, maklumat tentang sejarah kredit dan transaksi kewangan adalah sesuatu yang sulit. Ramai orang tidak suka maklumat kewangannya diketahui oleh orang lain.

Segala maklumat yang disimpan dalam organisasi mempunyai nilai yang tinggi seperti mana juga aset atau harta benda sekolah. Dengan demikian ia mestilah dilindungi dengan sempurna. Apabila data-data penting seperti senarai nama murid dan lain-lain musnah atau hilang disebabkan oleh kebakaran dan kejadian alam yang tidak diingini akan menyebabkan kesukaran pihak sekolah untuk menggunakannya ketika diperlukan.

Sebagai satu perlindungan kepada kejadian yang tidak diigini tersebut, beberapa langkah perlu dilakukan bagi memastikan organisasi tidak mengalami kemusnahan maklumat yang dimaksudkan. Menurut Keeling, Kallaus dan Neuner (1978), antara teknik yang boleh digunakan untuk member perlindungan terhadap keselamatan maklumat adalah seperti berikut:

Perumah khas

Tindakan yang boleh dimainkan oleh pihak pengurusan ialah dengan mewujudkan perumah khas (peti besi) yang boleh mengurangkan peluang kebakaran untuk sistem fail atau penubuhan bilik kebal sama ada di dalam atau di luar premis pejabat. Semua cd dan bahan-bahan maklumat yang mudah terbakar hendaklah disimpan di dalam tempat yang tidak mudah terbakar

Penyalinan

Ini adalah satu tindakan untuk mewujudkan salinan terhadap rekod-rekod penting agar salinan yang dibuat boleh disimpan di tempat-tempat lain yang terpencil berasingan dari rekod-rekod asal. Antara cara yang boleh digunakan adalah dengan menggunakan alat cd.,pendrive dan  lain-lain.