PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

1.0 PENGENALAN

Kewangan merupakan nadi bagi setiap individu dan organisasi untuk meneruskan kelangsungan dan fungsi kehidupannya. Begitulah halnya dengan peranan kewangan di institusi pendidikan di peringkat sekolah. Oleh yang demikian, pengurusan kewangan perlu ditadbir dengan cekap dan berhemat, agar kewangan boleh diperolehi secukupnya, dibelanja dan diurus mengikut tatacara yang betul serta dapat memenuhi matlamat organisasi.

Berdasarkan sistem yang ada sekarang, pengetua selaku pentadbir sekolah adalah bertanggungjawab penuh untuk merancang, mengurus, mengawal serta menentukan pengurusan kewangan di sekolahnya dengan cekap dan berkesan. Peraturan Akaun dan Audit dalam Akta Pelajaran 1961, menetapkan supaya pengetua menyimpan rekod-rekod kewangan sekolah secara teratur dan semua akaun sekolah bagi tahun semasa mesti dihantar untuk diaudit sebelum tahun berikutnya.

Pengetua juga dikatakan bertanggungjawab dalam menentukan pentadbiran kewangan sekolah dikendalikan mengikut peraturan-peraturan yang telah ditetapkan dalam Perintah Kewangan. Pengetua dikehendaki mengkaji dan mematuhi segala prosedur kewangan bagi menentukan kelicinan pengurusan kewangan sekolah. Sejauhmana pengurusan kewangan di sekolah dapat dilaksanakan dengan sistematik adalah bergantung kepada kemahiran, kepimpinan dan sikap pengetuanya.

2.0 PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

Lembaga Pengelola Pendidikan mengharapkan pentadbir sekolah mempunyai pengetahuan yang cukup tentang pengurusan kewangan. Guru-guru juga sepatutnya mempunyai minat untuk mengambil perhatian bagaimana pengurusan kewangan sesebuah sekolah dikendalikan. Aspek pengurusan kewangan merupakan sesuatu yang sangat penting dan perlu dikendalikan dengan sistematik dan berkesan.

Wan Mohd.Zahid (1994), dalam buku garis panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah menyatakan pengetua selaku pengurus pendidikan bukan sahaja dikehendaki mahir dalam bidang pendidikan tetapi juga mahir dalam bidang pengurusan khususnya pengurusan kewangan sekolah perlu dipertingkatkan supaya mencapai kemenangan.

2.1 ASAS PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

Pengurusan kewangan merupakan satu konsep yang merangkumi prinsip-prinsip pengurusan biasa yang melibatkan kegiatan merancang, mengatur, mengurus, mengarah, melaksana, mendorong, mengawal dan melapor (Mahashim Bajuri : 1994).

Pengurusan kewangan sesungguhnya melibatkan pentadbiran kewangan ditadbir secara bijaksana, agar mencapai matlamat organisasi. Dalam konteks pengurusan kewangan di peringkat sekolah ianya ditadbir bagi mencapai objektif tertentu iaitu; pertama, untuk mengadakan kawalan yang ke atas pungutan dan perbelanjaan yang dilakukan oleh sekolah dengan cara teratur supaya tidak berlaku kesilapan dan kehilangan. Keduanya adalah untuk menyenangkan pelaksanaan tugas pengetua terhadap perakaunan kewangan sekolah. Ketiganya pula adalah untuk membolehkan kedudukan sebenar perakaunan dan kewangan sekolah diketahui pada masa-masa tertentu (Zaidatol Akmaliah, 2001).

Sehubungan dengan itu Mahashim Bajuri (1994), menegaskan bahawa fungsi utama pengurusan kewangan meliputi a). merancang penggunaan dan keperluan kewangan, b). memperolehi sumber kewangan, c). mendapatkan wang dengan syarat-syarat yang ditentukan dan d). melaporkan prestasi kewangan.

2.2 AKAUNTABILITI / TANGGUNGJAWAB PENGETUA DALAM PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

Tugas pengetua sangat kompleks, merangkumi beberapa aspek seperti pentadbiran, pengurusan dan juga kepimpinan. Pengurusan kewangan merupakan satu proses di mana jentera pentadbiran kerajaan menggunakan cara-cara tertentu bagi memperolehi danb memperuntukkan sumber-sumber kewangan berdasarkan kepada keutamaan-keutamaan berkenaan dan mematuhi prosedur-prosedur serta kawalan-kawalan tertentu bagi mencapai matlamat-matlamat awam secara cekap dan berkesan. Dalam pengurusan kewangan tradisional, tiga komponen utama yang perlu diberi perhatian iaitu belanjawan, pembiayaan dan kawalan termasuk perakaunan, laporan dan auditan.

Selain daripada itu, pengetua juga berdepan dengan dua prinsip utama dalam menjalankan tugasnya iaitu legaliti dan akuntabiliti. Legaliti bermaksud pengurusan kewangan mestilah mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang digubal olehnya. Legaliti yang terpaksa dipikul oleh seseorang pengetua termasuk terimaan wang awam, simpanan wang awam, pengeluaran wang awam, bayaran wang awam dan perakaunan wang awam.

Akauntabiliti yang bermaksud memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang ditentukan secara bertanggungjawab atas kejayaan atau kegagalannya. Aspek yang peerlu dipikul oleh pengetua ialah:
i. Akauntabiliti Fiskal – dari segi integriti kewangan, maklumat, pematuhan kepada undang-undang dan peraturan pentadbiran awam.
ii. Akauntabiliti Pengurusan – dari segi penggunaan tenaga manusia dan sumber-sumber lain secara cekap dan ekonomik.
iii. Akauntabiliti Program – dari segi impak program, iaitu sama ada sesuatu program mencapai objektif yang dirancangkan dan opsyen yang terbaik telah dipilih untuk mencapai objektif berkenaan dengan mengambilkira jumlah kos dan output (Farzeli Che Mat, 2000).
Seterusnya, Zaidatol Akmaliah (2001), menyentuh tentang peranan pengetua sebagai pengurus kewangan. Antara lain beliau menyatakan seperti berikut:

 Menyediakan anggaran belanjawan§
 Mengurus tuntutan pembayaran per kapita dan peruntukan-peruntukan yang lain.§
 Menentukan segala kutipan yuran dan sewa serta lain-lain sumber dibuat§
dengan sempurna.
 Mengurus segala perbelanjaan dan pembayaran.§
 Mengurus dan menyempurnakan urusan pembayaran gaji.§
 Mengurus dan menyelenggarakan buku Tunai untuk akaun dana Kerajaan, akaun§
Suwa, dan akaun Asrama (jika ada) serta panjar wang runcit.
 Menyempurnakan segala urusan yang berkaitan dengan biasiswa atau bantuan§
pelajar.
 Menentukan buku stok diselenggarakan dan dikemas kini.§
 Menentukan tatacara hapuskira stok dibuat dengan sempurna.§
 Memperakukan segala tuntutan perjalanan, peperiksaan, elaun lebih masa, wang§
runcit dan lain-lain.
 Menjadi Pengerusi Lembaga Tender atau sebutharga sekolah.§
 Menjadi setiausaha Lembaga Kewangan dan Lembaga Pengurus Sekolah.§
 Berikhtiar mendapatkan punca-punca kewangan sekolah.§
 Pengurusan setiap jenis dana yang ada di sekolah termasuk tatacara dan§
proses pungutan wang, pembelian dan pembayaran.
 Penyelenggaraan buku-buku akaun.§
 Menyelenggara dan menjaga tatacara menyimpan stok atau alatan untuk pusat§
sumber, pejabat, makmal, bengkel dan lain-lain.
 Pengurusan kewangan di kedai buku, kedai koperasi serta tender kantin.§
 Keperluan-keperluan yang ditetapkan oleh juruaudit akaun sekolah.§

3.0 MODEL PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

Secara amnya terdapat tiga model pengurusan kewangan sekolah iaitu a). Model Berpusat (central model), b). Model Tidak Berpusat (disentralisasi) dan c). Model Cantuman Kedua-dua Gabungan (hybrid) (Sutton, M, 1996).

a). Model Berpusat (Central Model).

Model ini memberi penekanan terhadap keputusan yang dibuat oleh satu badan sahaja misalnya pengetua sebagai pemimpin autokrat atau melalui keputusan bersama yang dibuat oleh Jawatankuasa Sekolah (PIBG, Pengawal Kewangan dan sebagainya).
Pembuat keputusan mestilah membuat pertimbangan yang teliti, menyerap dan menilai semua maklumat yang berkaitan untuk membuat keputusan yang berkesan dengan menggunakan sumber untuk memenuhi objektif.

Dalam konteks di Malaysia model ini merujuk kepada sekolah-sekolah yang belum mendapat taraf Pusat Tanggungjawab (PTJ). Kewangan sekolah terdiri daripada tiga sumber iaitu Wang SUWA, Wang KERAJAAN dan Wang ASRAMA (bagi yang ada asrama). Kesemua bentuk wang ini adalah dalam bentuk geran. Wang suwa merupakan wang yang diterima oleh pihak sekolah melalui yuran khas daripada pelajar-pelajar, derma daripada orang ramai, sewaan harta sekolah, jualan daripada kedai buku sekolah, yuran peperiksaan dalaman dan daripada pelbagai penerimaan (KPM, 2000).

Wang Kerajaan merupakan semua penerimaan yang diperolehi daripada Pemberian Bantuan Kerajaan kecuali yang berkaitan dengan asrama. Wang Kerajaan ini diterima daripada punca-punca berikut iaitu pemberian bantuan pra sekolah, bantuan mata pelajaran dan bantuan bukan mata pelajaran (surat pekeliling kewangan 3/95), bantuan rancangan makanan tambahan / rancangan amalan makanan dan pemakanan, bantuan gotong royong, bantuan modal / pembelian alatan, geran pelancaran (launching grant) untuk sekolah-sekolah yang baru dibuka sahaja, bantuan biasiswa kerajaan (Yayasan Negeri / Petronas / MARA) dan badan-badan berkanun serta yuran-yuran peperiksaan kerajaan (PTS/UPSR/PMR/SPM/STPM).

Kumpulan Wang Asrama pula merupakan semua penerimaan yang berkaitan dengan asrama, sama ada dalam bentuk pemberian/bantuan daripada kerajaan ataupun kutipan yang dibuat daripada murid-murid. Antara punca-punca kewangan di bawah kumpulan ini termasuklah bantuan perbelanjaan berulang tahun yang lain-lain untuk asrama (LPBT Asrama), bantuan makanaan asrama, yuran makanaan asrama serta yuran-yuran lain yang dibenarkan oleh pendaftar seperti pendaftaran, kebajikan murid, kelas fardhu ‘ain, rekreasi dan pelbagai.

Pihak sekolah menerima peruntukan ini dan perlu membelanjakan sejumlah wang yang ada berdasarkan pembahagian-pembahagian yang telah ditetapkan oleh Pusat Tanggunjawab. Oleh itu pengetua tidak boleh membelanjakan peruntukan yang diberi mengikut sesuka hatinya. Misalnya wang peruntukan untuk sains perlulah dibelanjakan hanya untuk perkara-perkara yang berkaitan dengan mata pelajaran tersebut sahaja dan tidak boleh digunakan untuk kegunaan lain seperti perbelanjaan untuk mata pelajaran bahasa Inggeris. Sekiranya perlu pihak sekolah hendaklah mendapatkan kebenaran daripada Pusat Tanggungjawab terlebih dahulu.

Oleh yang demikian, pengetua hanya mempunyai kuasa di peringkat sekolah terhadap keputusan-keputusan yang perlu dibuat berdasarkan peruntukan-peruntukan yang telah ditetapkan. Pengetua juga harus berhati-hati dan berfikiran panjang dalam meluluskan sesuatu perbelanjaan kerana perlu meninggalkan baki sekurang-kurangnya 10% daripada jumlah peruntukan bagi setiap bidang untuk dibawa ke tahun berikutnya. Pengetua hanya bertindak sebagai pengurus kewangan sekolah berdasarkan belanjawan pengurusan yang diterimanya daripada pihak kerajaan bagi satu-satu tahun persekolahan.

Kelebihan model ini ialah segala keutamaan sekolah akan lebih difahami dan dapat ditangani dengan baik. Selain daripada itu, semua keputusan dapat dibuat dalam kerangka tujuan dan objektif sekolah secara keseluruhan. Seterusnya model ini menggalakkan konsisten kepada sekolah dan tumpuan kepada kepentingan sesetengah pihak dapat dielakkan.

b). Model Desentralisasi

Keputusan dalam model ini dibuat oleh individu yang bertindak sebagai pemegang budget iaitu pengetua atau guru besar. Pengetua menggunakan satu formula untuk peruntukan kewangan sesetengah panitia. Penggunaan formula dalam mengagihkan resos akan menjadi lebih mudah, cepat, lebih terbuka dan adil. Formula itu berdasarkan jumlah pelajar dan jumlah masa mengajar dalam seminggu.

Dalam konteks di Malaysia, model ini boleh disamakan dengan sekolah-sekolah yang telah menerima taraf PTJ. Sekolah yang menerima taraf PTJ ini adalah sekolah yang laporan audit tahunannya tanpa teguran bersyarat selama tiga tahun berturut-turut. Bagi sekolah yang menerima taraf PTJ ini, sumber kewangannya bukan lagi berdasarkan kepada Per Kapita dan Per Kepala tetapi berdasarkan peruntukan khas yang sedia ada iaitu dalam bentuk sistem buku VOT (peruntukan waran) dan jumlah wang yang diberikan adalah berdasarkan kepada kertas kerja yang dikemukakan oleh pihak sekolah. Semua perbelanjaan mengurus mesti direkodkan dalam buku VOT (Buku Peruntukan Perbelanjaan : Kew, 88 – Pin 4/19.

Pengetua atau GPK HEM mempunyai kuasa menandangani semua urusan baucer bayaran (Kew 304 – Pin 1/92). Dalam hal ini seseorang pengetua itu haruslah mempunyai akuntabiliti yang tinggi dan merupakan satu kewajipan untuk menjawab kepada segala tanggungjawab yang diberi melalui perwakilan kuasa. Ia juga merupakan satu mekanisma yang dibentuk melalui sistem, peraturan dan undang-undang tertentu. Seandainya tanggungjawab ini diamalkan secara jujur dan ikhlas sudah tentu akan dapat membantu pengurusan bagi menjamin bahawa segala aktiviti kewangan dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

Sebagai pengurus kewangan, pengetua diberi tanggungjawab dalam tiga aspek akauntabiliti iaitu dalam akauntabiliti kewangan, pengurusan dan perancangan. Dalam konteks ini pengetua dapat menguruskan kewangan sekolah melalui perancangannya sendiri iaitu berdasarkan waran. Misalnya pengetua membuat ‘budget’ untuk menaikkan taraf bilik guru dengan kos sebanyak RM30,000.00. Pengetua bolehlah membuat kertas kerja dan dikemukakan ke bahagian kewangan. Setelah mendapat kelulusan daripada bahagian kewangan maka pengetua bolehlah mengeluarkan tender kepada pemaju.

Sebagai sekolah yang menerima PTJ, birokrasi yang dihadapi agak kurang kerana skopnya yang lebih kecil. Pengetua diberi kuasa untuk menguruskan kewangannya sendiri. Misalnya dalam membuat tuntutan perjalanan guru, pengetua mengemukakan borang tuntutan para guru terus kepada Akauntan Negara (AG) dan dalam masa dua minggu para guru akan mendapat bayaran berbanding dengan sekolah yang belum menerima PTJ di mana pengetua terpaksa menghantar borang ke Pejabat Pendidikan Daerah, kemudiannya dilanjutkan kepada Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) dan seterusnya dihantar ke AG dan dalam masa tiga bulan barulah para guru menerima bayaran masing-masing.

Selain daripada itu pengetua bersama guru-guru boleh merancang aktiviti atau program sekolah pada tahun semasa. Segala program yang dikemukakan dengan kertas kerja yang lengkap akan diluluskan oleh JPN berdasarkan peruntukan sedia ada di bawah PTJ. Situasi ini akan mendorong para guru dan pihak sekolah untuk memajukan sekolah baik dari segi kurikulum, kokurikulum, keceriaan dan bina insan.

c). Model Hybrid

Sistem yang ekslusif dan banyak sekolah akan menggunakannya secara adunan (mix and match) untuk memenuhi keperluan struktur organisasi, stail pengurusan, objektif pendidikan dan keperluan perkembangan. Model ini mempunyai strategi yang tersendiri iaitu mengagihkan perbelanjaan pengurusan berdasarkan formula dan mengekalkan resos untuk tujuan perkembangan pusat. Sesetengah keputusan dibuat oleh pengetua atau pengurusan kanan sekolah. Ada juga yang dibuat oleh staf dan juga pengawal kewangan sekolah. Dalam konteks pendidikan di Malaysia kami merasakan bahawa model ini masih belum digunapakai.

4.0 PERAKAUNAN KEWANGAN SEKOLAH

Perakaunan Kewangan Sekolah perlu memenuhi ciri-ciri perakaunan kewangan umum yang sedang digunapakai. Bahawa ciri-ciri umum perakaunan kewangan antaranya ialah:

 Dapat melaporkan kepada pihak yang memerlukan mengenai perakaunan kewangan§
yang dijalankan oleh organisasi.
 Merupakan ringkasan aktiviti yang telah lalu seperti kegiatan-kegiatan yang§
telah dijalankan.
 Bersifat objektif.§
 Berasaskan data yang tepat seperti yang terdapat dalam dokumen sumber§
kewangan.
 Merupakan ringkasan kegiatan atau urusniaga.§
 Disediakan mengikiut prinsip perakaunan yang diterima umum.§
 Ia mesti dibuat berdasarkan akta dan arahan kerajaan.§

Untuk tujuan itu, perakaunan kewangan sekolah, menurut Omardin Ashaari (1996), disebut sebagai Sistem Perakaunan Dana. Sistem ini memerlukan pihak sekolah mewujudkan dana tertentu berdasarkan punca-punca pendapatan dan penggunaannya. Pada masa sekarang terdapat Dana Kerajaan, Dana Suwa dan Dana Asrama (bagi sekolah yang ada asrama). Bagi ketiga-tiga dana ini perlulah diwujudkan akaun bank yang berasingan bagi memudahkan proses pengauditan bagi satu-satu tahun kewangan.

5.0 PENUTUP

Pengurusan kewangan sekolah merupakan satu tugas penting yang diamanahkan kepada pengetua. Dengan bantuan yang diberikan oleh penolong kanan, penyelia petang, guru-guru kanan atau ketua-ketua bidang serta kerani sekolah, tugas-tugas kewangan yang telah disenaraikan oleh Kementerian Pendidikan telah dapat dilaksanakan. Namun begitu, terdapat beberapa aspek yang perlu diberi perhatian dean diadakan tindakan pengawalan supaya sebarang bentuk kelemahan dapat di atasi. Sifat-sifat manusia seperti kemahiran, kejujuran dan motivasi akan mempengaruhi pelaksanaan tugas-tugas kewangan.

Oleh yang demikian diharapkan pihak Kementerian Pendidikan atau pihak yang bertanggungjawab dalam bidang pendidikan perlu melantik pengetua yang telah mendapat kursus dalam bidang pengurusan kewangan sekolah terlebih dahulu. Bagi pengetua yang sedang berkhidmat pula perlu diberi latihan atau kursus berkaitan dengan bidang kewangan. Begitu juga dengan kerani-kerani am di sekolah perlu diberi kursus untuk meningkatkan kemahiran mereka dalam bidang yang berkaitan dengan kewangan sekolah. Diharapkan dengan latihan dan kursus yang diberikan itu akan membolehkan sekolah melaksanakan system perakaunan sekolah dengan lebih berkesan demi peningkatan prestasi pengajaran dan pembelajaran di sekolah.

Oleh yang demikian, nyatalah bahawa pengurusan kewangan secara sistematik adalah terletak sepenuhnya kepada pengetua. Sebagai orang yang menjadi pengurus di sekolah, pengetua memainkan peranan yang penting dalam melaksanakan tugas-tugas kewangan. Perancangan kewangan yang berkesan, kawalan yang rapi ke atas penerimaan dan perbelanjaan dana-dana yang ada perlu diberi perhatian yang serius.

BIBLIOGRAFI:
1. Farzeli Che Mat (2000). Pengurusan Kewangan Sekolah Menengah Kebangsaan St. Patrick – Satu Kajian Kes, Kertas Kerja Ilmiah yang tidak diterbitkan.
2. Kementerian Pendidikan (1991). Buku Panduan Pengurusan Profesional Sekolah Rendah, Kuala Lumpur.
3. Kementerian Pendidikan Malaysia (1994). Garis Panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah, Kuala Lumpur, DBP.
4. Kementerian Pendidikan Malaysia (2000), Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Sekolah, Bahagian Kewangan Kementerian Pendidikan Malaysia.
5. Mahashim Bajuri (1994). Pengurusan Kewangan Satu Pengenalan. Petaling Jaya, Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.
6. Omardin Ashaari (1996). Pengurusan Sekolah Satu Panduan Lengkap, Kuala Lumpur, Utusan Publications Distributor Sdn. Bhd.
7. Sutton, M. (1996). In Management In Education, Vol. 10, No. 5. Nov/Dec. Page 6 – 9.
8. Zaidatol Akmaliah Lope Pihie (2001). Pentadbiran Pendidikan, Petaling Jaya, Penerbit Fajar bakti. Sdn. Bhd.